Forside/Cases/PR electronics A/S
PR electronics A/S

Fra en sårbar Excel-proces til sammenhængende og automatiseret budgettering

PR electronics anvendte tidligere en omfattende Excel-løsning til budgetlægningen. Processen var præget af mange manuelle trin og var vanskelig at administrere. Med InfoSuite har virksomheden samlet års- og delbudgetter i én løsning, hvor sammenhænge mellem alle budgetter håndteres automatisk.

15 gange
så lang tid tog klargøring og administration af budgetterne tidligere
70+ brugere
arbejder med budgetter i InfoSuite
Én proces
samler koncern-, salgs-, løn-, investerings-, resultat-, balance- og likviditetsbudgetter

Kort om

PR electronics

PR electronics udvikler og producerer højpræcisionsudstyr til signalbehandling inden for proces- og fabriksautomation. Virksomheden blev grundlagt i 1974 og har hovedsæde og produktion i Danmark.

PR electronics sælger mere end 700.000 produkter om året gennem ni salgsdatterselskaber og flere end 40 distributører verden over.

Udfordringen

Budgetprocessen var afhængig af en tung Excel-løsning

PR electronics havde opbygget en omfattende budgetmodel i Excel. Løsningen kunne håndtere virksomhedens behov, men den var vanskelig at administrere, følsom over for fejl og krævede en 10 siders lang manual.

  • Mange trin skulle udføres i den rigtige rækkefølge. Administratorerne var afhængige af en ti sider lang manual, som beskrev de enkelte handlinger og rækkefølgen, de skulle udføres i. Det gjorde budgetprocessen sårbar og vanskelig at overdrage til andre.

  • Klargøring og administration tog lang tid. Der gik betydelige ressourcer med at forberede budgetterne, styre filerne og sikre, at modellerne fungerede korrekt. PR electronics vurderer, at tidsforbruget tidligere var omkring 15 gange højere end efter overgangen til InfoSuite.

  • Budgetterne lå i separate regneark. De forskellige budgetområder blev håndteret i selvstændige Excel-filer. Det krævede løbende vedligeholdelse og gjorde det vanskeligt at sikre en automatisk sammenhæng mellem budgetterne.

  • Processen skulle fungere for mange brugere og selskaber. Budgetlægningen involverer mere end 70 brugere og omfatter både koncernen, de enkelte datterselskaber og individuelle sælgere. Det stillede store krav til struktur, administration og driftssikkerhed.

Målsætningen

Det ønskede PR electronics at opnå

PR electronics søgte en gennemprøvet budgetløsning, der kunne erstatte den sårbare Excel-model og reducere den manuelle administration. Samtidig skulle løsningen kunne tilpasses virksomhedens eksisterende budgetmodel, integreres med Microsoft Dynamics AX og fungere på tværs af selskaber og brugergrupper.

Løsningen

Et effektivt og tidsbesparende værktøj til budgettering

PR electronics valgte InfoSuite efter at have undersøgt flere forskellige løsninger. Muligheden for at tilpasse systemet til virksomhedens behov samt ønsket om en gennemprøvet og stabil platform var centrale kriterier i valget.

Med InfoSuite har PR electronics samlet koncern-, salgs-, løn-, investerings-, resultat-, balance- og likviditetsbudgetter i én løsning med data fra Microsoft Dynamics AX.

Før / efter

Hvad ændrede sig konkret

Før InfoSuite
Efter InfoSuite
Budgetterne blev administreret i en omfattende Excel-løsning
Budgetprocessen håndteres i et dedikeret budgetværktøj
Administratorerne fulgte en ti sider lang manual til hvert årligt budgetrul
Arbejdsgangene er samlede, dokumenterede og ikke afhængig af enkeltpersoner
Budgetområder blev vedligeholdt i separate regneark
Budgetterne er forbundet i ét samlet værktøj
Ændringer skulle vedligeholdes manuelt i flere filer
Sammenhænge mellem budgetterne opdateres nu automatisk
Klargøring og administration krævede et stort tidsforbrug
Processen gennemføres med væsentligt mindre administration
Mange brugere skulle arbejde i forskellige filer
Mere end 70 brugere arbejder nu i den samme budgetløsning

Resultater

Hurtigere budgetlægning med mindre manuel vedligeholdelse

InfoSuite har reduceret det administrative arbejde og gjort budgetprocessen mindre sårbar på tværs af organisationen.

  • Markant mindre tidsforbrug. PR electronics vurderer, at klargøring og administration af budgetterne tidligere tog omkring 15 gange så lang tid.

  • En enklere proces for brugerne. Medarbejderne arbejder med deres respektive budgetområder i en fælles struktur frem for i en filbaseret proces med mange manuelle overleveringer.

  • Mindre personafhængighed. Administratorerne skal ikke længere huske en lang række trin i en bestemt rækkefølge. Det gør budgetlægningen lettere at administrere og overdrage.

At budgettere i InfoSuite går markant hurtigere end det gjorde i vores gamle løsning i Excel. Vi har også mulighed for at opsætte sammenhænge mellem budgetterne, som kan automatiseres – og det sparer vi meget tid på.
Flemming Hjerrild Kristensen
Business Intelligence Manager, PR electronics A/S
Mette Skov Jensen
Mette Skov Jensen
Salgs- og marketingkonsulent

Klar til at se hvad InfoSuite kan gøre for jer?

Book en uforpligtende demo — vi viser jer, hvordan InfoSuite passer til netop jeres datakilder, processer og arbejdsgange.

Kommende webinarer